De vraag naar thuiswerksoftware is sinds de uitbraak van Covid-19 verviervoudigd. De uitdaging is echter niet alleen technisch, maar ook sociaal, constateert zakelijke telecom & ICT-leverancier Voiceworks. Het bedrijf keek de afgelopen 4 weken naar de aanvragen en tot stand gekomen verbindingen van Coligo Meetings software, haar onlinevergaderoplossing. Het aantal aanvragen voor de thuiswerksoftware verviervoudigde. Het aantal tot stand gekomen verbindingen steeg sinds de thuiswerkmaatregelen met meer dan 500%.
De aanvragen kwamen vooral vanuit middelgrote ondernemingen. Bij incidentele thuiswerkdagen kunnen de werknemers van deze bedrijven prima uit de voeten met apps als WhatsApp en webmail. Bij structureel thuiswerken lopen zij echter tegen beperkingen. Terry Aurik, CEO bij Voiceworks: “Niet alle bedrijven en medewerkers hebben de juiste tools om effectief thuis te werken. Dit betekent dat productiviteit en samenwerken onder druk kunnen komen te staan, terwijl dat juist nu belangrijk is.”
Thuiswerken eerder sociaal dan technisch uitdagend
Volgens Aurik hebben ondernemers niet alleen technische vragen maar vooral ook organisatorische en sociale: “Om tijdens de coronapandemie thuiswerkende ondernemers een steuntje in de rug te bieden, zijn we onze vergadersoftware Coligo Meetings Pro gratis gaan aanbieden, in ieder geval tot 1 september. We hadden dus vragen verwacht, maar wat ons toch opviel, is dat de vragen die we kregen veelal niet technisch van aard zijn, maar organisatorisch en sociaal. ”
Aurik vervolgt: “Laat bijvoorbeeld iedereen zijn agenda op openbaar zetten, zodat je inzicht hebt in ieders beschikbaarheid. Stem ook vaste momenten per dag af waarop je elkaar belt om bij te praten, al dan niet met video. En dat kan ook bestaan uit informeel kletsen: een alternatieve invulling van het sociale aspect is minstens zo belangrijk als duidelijkheid en transparantie. Verder is het belangrijk om werknemers aan te moedigen ook thuis goede afspraken te maken, als mensen allebei thuiswerken met kleine kinderen. Dit zorgt voor helderheid voor elkaar en zo weten collega’s wanneer ze op elkaar kunnen rekenen.”
Vergaderoplossingen per MKB verschillend
Volgens Aurik is het opvallend dat ondernemers onvoldoende bekend zijn met de onderlinge verschillen tussen verschillende soorten thuiswerksoftware, terwijl die er wel toe doen. “Afhankelijk van de grootte van het bedrijf van de ondernemer en de sector waarin deze opereert is het van belang goed te kijken welke oplossing het meest passend is. We zien dat nauwelijks wordt gekeken naar forse verschillen. Op het gebied van encryptie bijvoorbeeld, integratie met software van derden, dat gesprekspartners zonder administrator-rechten aan de slag kunnen of dat ze hun scherm met elkaar kunnen delen. Ik raad dan ook elke ondernemer aan goed de verschillende vergaderoplossingen in de markt te bekijken alvorens te bepalen welke voor hem of haar het meest geschikt is. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat de kwaliteit van de oplossing samenhangt met de bandbreedte van je internetverbinding. Daarbij draagt hardware, zoals een goede headset, bij aan de geluidskwaliteit.”
